Letzte Aktualisierung am April 20, 2026 von Alex
BRÜSSEL — Im Rahmen eines umfassenden Programms zur Modernisierung des Staatsapparats schließt die belgische Regierung den Übergang zum digitalen Dokumentenmanagement offiziell ab. Ab dem 1. Mai 2026 ist die Nutzung des staatlichen Portals Working in Belgium der einzige rechtmäßige Weg, um Anträge für wichtige Arten von Arbeitserlaubnissen einzureichen.
Diese Entscheidung schließt die letzten administrativen Schlupflöcher, die es Arbeitgebern ermöglichten, mit den Migrationsbehörden per E-Mail zu kommunizieren.
Gesetzlicher Rahmen und Rechtsgrundlage
Die Reform basiert auf der strikten Einhaltung der föderalen Gesetzgebung, die systematisch an die EU-Standards zur Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen angepasst wird:
- Gesetz vom 30. April 1999. Das Basisdokument zur Regelung der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer. Die jüngsten Änderungen 2024–2026 legen den Vorrang elektronischer Dateneinreichungssysteme fest. Offizielle Quelle (Moniteur Belge)
- Königlicher Erlass vom 16. Mai 2003. Legt das spezifische Verfahren für die Erteilung von Genehmigungen fest. Neue Anweisungen des Arbeitsministeriums ergänzen diesen Erlass um die obligatorische Authentifizierung über das eIDAS-System oder lokale Itsme-Dienste. Offizielle Quelle (Moniteur Belge)
Die jüngsten Änderungen der nationalen Gesetzgebung legen eine klare Priorität für elektronische Dateneinreichungssysteme fest und machen die digitale Integration zu einer zentralen Anforderung für alle Arbeitsmarktteilnehmer.
Wenn Sie gerade erst mit dem Antragsverfahren beginnen, empfehlen wir Ihnen unseren ausführlichen Leitfaden zum Single Permit: Was das ist und für welche Berufe es geeignet ist. Diese Ressource enthält wichtige Informationen zu den aktualisierten Kriterien und hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Antrag den neuen technischen Standards der belgischen Behörden entspricht.
Ab dem 1. Mai betreffen die Änderungen Kurzzeitaufenthalte sowie Arbeitnehmer, die in Grenzstaaten leben.
| Art der Erlaubnis | Arbeitnehmerkategorie | Einreichungsmodus ab 1. Mai 2026 |
| Short-work permit | Kurzfristig (bis zu 90 Tage): Künstler, Experten, Prüfer | Ausschließlich über das Online-Portal |
| Commuter permit | Grenzgänger (wohnhaft in EU-Nachbarländern) | Ausschließlich über das Online-Portal |
| Single Permit | Langfristige Arbeit (über 90 Tage) | Portal (bereits in Kraft) |
Technische Souveränität und Kontrolle
Das belgische Ministerium für Beschäftigung und Sozialökonomie betont, dass der Verzicht auf E-Mail (PDF-Anhänge) auf die notwendige Integration mit dem Föderalen Öffentlichen Dienst (FÖD) Beschäftigung zurückzuführen ist.
Das zentralisierte System ermöglicht:
- Automatischen Datenabgleich mit den Registern des Landesamtes für Soziale Sicherheit (RSZ/ONSS).
- Synchronisierung mit dem EES-System, das nun die biometrische Ein- und Ausreise an den belgischen Grenzen kontrolliert.
- Ausschluss von Betrug, da das Portal eine direkte Identifizierung des Unternehmensvertreters über Itsme oder eID erfordert.
„Der Übergang zu einem ausschließlich digitalen Format über das Portal Working in Belgium ist nicht nur ein Wechsel der Benutzeroberfläche, sondern eine tiefgreifende Strukturreform“, stellt Alex, leitender Analyst unserer Website, fest. „Für pflichtbewusste Arbeitgeber bedeutet dies Transparenz und beschleunigte Prozesse. Automatisierte Systeme reagieren jedoch äußerst empfindlich auf kleinste Fehler, die früher im persönlichen Austausch korrigiert werden konnten. Digitale Kompetenz ist heute ebenso wichtig wie juristische Fachkenntnis.“
Empfehlungen für Unternehmen
Alle Anträge, die nach Mitternacht am 30. April 2026 auf altem Wege eingereicht werden, werden annulliert. Für einen reibungslosen Ablauf müssen Unternehmen:
- Den Systemzugang vorab prüfen: Über das offizielle Gesetzliche Register (e-Justice), um die Befugnisse der Unterzeichner zu bestätigen.
- Aktuelle Mangelberufslisten einsehen: Auf den Websites der regionalen Behörden, wie z. B. der Regionalverwaltung Flandern (Vlaanderen.be) oder des Wallonischen öffentlichen Dienstes (Wallonie.be).
- Bei Statusfragen: Den Ausländerdienst (IBZ) über dessen offizielles Portal kontaktieren.
Fazit: Belgien wechselt zum Modell „Digital by Default“. Für Arbeitgeber bedeutet dies kürzere Bearbeitungszeiten, erfordert jedoch eine tadellose technische Vorbereitung.
